Hvordan behandler man persondata?

Dokumentationskrav og rettigheder

Med persondataforordningen (se fanen Hvad er persondata, og hvorfor er de vigtige for os?) kommer også øgede dokumentationskrav for overholdelse af reglerne, som bl.a. omfatter kortlægning af:

 

  • Hvilke typer data der behandles
  • Formålet med behandlingerne
  • Kategorier af registrerede personer og modtagere af oplysninger
  • Eventuelle videregivelser til usikre tredjelande
  • Angivelse af tidsfrister for sletning af oplysninger 

Vi har altså selv et ansvar for at kortlægge de forskellige datastrømme/behandlingsaktiviteter i grupperne og regionerne, dvs. hvad der sker med data fra de indsamles, til de slettes eller arkiveres. Det skal kunne dokumenteres at systemer, processer og kontroller fungerer konsekvent og som tilsigtet og den dokumentation skal kunne fremvises ved kontrolbesøg eller sendes efter anmodning fra Datatilsynet.

Korpset vil hurtigst muligt stille en skabelon til rådighed. Når den er udfyldt vil I have et bedre overblik over hvilke persondata I håndterer i grupperne/regionerne og på hvilke områder I evt. ikke overholder forordningens krav, eksempelvis i forhold til sletning af data og kontroller.

Kort sagt, det er altså ikke nok at vi overholder reglerne, vil skal også kunne dokumentere det.

Den registreredes rettigheder

En af de større grundsten i den nye forordning er den registreredes rettigheder, som bygger videre på nogle af de rettigheder, der er omfattet af den nuværende persondatalov. En registreret er den person, hvis personoplysninger bliver behandlet af en dataansvarlig (jer).

Der er stadig et stort fokus på oplysningspligten, som siger at vi som organisation skal oplyse den registrerede om forskellige forhold vedr. behandlingen af den data der afgives, herunder bl.a.:

 

  • Navnet på den dataansvarlige (gruppen/regionen)
  • Hvilke kategorier af personoplysninger der indsamles
  • Formål med og juridisk grundlag for behandlingen
  • Hvor lang tid oplysningerne opbevares/behandles
  • Hvilke rettigheder den registrerede har
  • Hvem oplysningerne deles med/videregives til
  • Herudover har den registrerede følgende rettigheder:
  • Ret til løbende at få indsigt i, hvordan ens oplysninger behandles samt at få udleveret en kopi af de personoplysninger der behandles
  • Ret til at få berigtiget urigtige data og begrænset (blokeret) behandlingen
  • Ret til at blive glemt (herunder at få slettet data)
  • Ret til at gøre indsigelse over at ens oplysninger behandles og videregives
  • Ret til at kunne få udleveret sine data, så de kan overflyttes til anden udbyder/leverandør (dataportabilitet)
  • Ret til at tilbagekalde samtykke
  • Ret til at klage over en behandling til Datatilsynet

Vi skal altså sørge for at opsætte procedurer for hvordan vi håndterer en henvendelse fra en registreret som ønsker at gøre brug af én af sine rettigheder inden for en rimelige tidsperiode. Det er derfor også vigtigt at vi til enhver tid sørger for at de oplysninger vi gemmer er opdaterede og rigtige. Får vi eksempelvis en henvendelse fra et medlem der ønsker at melde sig ud eller ønsker hjælp til at ændre oplysninger på sit stamblad, skal vi have reageret på henvendelsen inden der er gået 4 uger fra forespørgslen tikkede ind.

Oplysningspligten er modsat de andre rettigheder ikke betinget af en henvendelse fra den registrerede. Vi skal som dataansvarlig sikre os at den registrerede får ovenstående oplysninger første gang personen henvender sig/kontakter os.

 

Korpset er i fuld gang med at skrive en persondatapolitik til brug når nye medlemmer vil melde sig ind, hvori oplysningspligten vil indgå. I kan dog i grupperne/divisionerne skulle tage jeres egne forholdsregler i forbindelse med tilmeldinger til ture/arrangementer, diverse henvendelser på private-/spejdermails osv. Så snart vi har afklaret hvor stort et omfang oplysningspligten skal implementeres, vil korpset udarbejde et sæt retningslinjer I kan bruge til alt det der ligger uden for brugen af eksempelvis Medlemsservice.  

Bookmark and Share

Ved at anvende vores hjemmeside accepterer du at vi og vores samarbejdspartnere bruger cookies for at få hjemmesiden til at fungere, for at lette brugen af den, til trafikmåling og optimering af sidens indhold.
Du kan sige 'nej tak til cookies' her, eller du kan læse her, hvis du vil vide mere om vores cookies, og hvordan du sletter dem.

Klik her for at aktivere brugen af cookies og lukke denne meddelelse.

Denne side har brug for at benytte cookies - du bør ikke slå brugen af cookies fra

Denne side har brug for at benytte cookies - du bør slå brugen af cookies til for at benytte den som tiltænkt.

Cookies er i øjeblikket slået fra for dette website. Klik her for at aktivere brugen af cookies og lukke denne meddelelse.
læse her, hvis du vil vide mere om vores cookies, og hvordan du sletter dem.

Klik her for at aktivere brugen af cookies og lukke denne meddelelse.