FAQ om Spejdernes Medlemsservice

Spørgsmål og svar om Spejdernes Medlemsservice

(Opdateret 13-09-2016)

Hvordan får jeg hjælp?

Vi forsøger at samle spørgsmål og svar, og opdaterer denne side løbende. Hvis du ikke kan finde svar her eller i vejledningerne, er du velkommen til at skrive til medlemsservice@(if you can see this please update your browser)pigespejder.dk.

Åbn FAQ som pdf

Hvilke funktioner er der i Spejdernes Medlemsservice?

Medlemsregistrering, selvbetjening, mail og SMS

Spejdernes Medlemsservice udrulles løbende. På nuværende tidspunkt er følgende funktioner tilgængelige:

  • Medlemsregistrering som det kendes fra den nuværende løsning
  • En hjemmeside med selvbetjeningsløsninger til medlemmer og ledere
  • Et modul til kommunikation med gruppens medlemmer via mail eller SMS

Regnskabsmodul, kontingentopkrævning

I starten af oktober åbnes der for:

  • et regnskabsmodul til at håndtere gruppens eller regionens regnskab
  • mulighed for opkrævning af kontingent hos medlemmerne, også automatisk via abonnement på kortbetaling

Arrangementsmodul

I januar 2017 åbnes der for arrangementsmodulet, der indeholder:

  • oprettelse af ture, kurser og arrangementer med mulighed for direkte betaling

Hvordan får jeg brugernavn og password?

Alle medlemmer, der er oprettet med en gyldig e-mailadresse kan bestille et password når man skal logge ind på Spejdernes Medlemsservice.

Brugernavnet er enten medlemsnummer eller mail-adresse. Det betyder, at de login-oplysninger man har brugt på det eksisterende medlemssystem ikke længere er gyldige. Det er vigtigt, at man så vidt muligt sikrer, at medlemmer er registeret med deres egen e-mailadresse, da det er forudsætning for at få et login, der virker så enkelt som muligt.

Hvis den samme e-mailadresse er anvendt flere gange vil loginfunktionen blive suppleret med en ekstra procedure, hvor man via en e-mail skal bekræfte hvem, man ønsker at logge ind som.

Medlemmer der ikke har en gyldig e-mailadresse vil naturligvis blive kopieret, men de kan ikke få adgang til selvbetjeningsdelen.
Hvis man efterfølgende får en e-mailadresse har man mulighed for at bestille et nyt password.

Hvorfor virker mit login ikke?

Første gang du logger ind i det nye medlemssystem skal du lave en ny adgangskode. Det gør du ved at skrive din email i feltet ”Brugernavn” og klikke på knappen ”Opret ny kode”. Så får du tilsendt et link, du skal trykke på og lave et nyt kodeord.

Hvilke data er kopieret til Spejdernes Medlemsservice?

Data fra det tidligere Medlemssystem kopieres til Spejdernes Medlemsservice. Du kan læse mere om hvilke data, der er konverteret med over i Medlemsservice i de følgende afsnit.

Medlemsdata

Medlemsstatus

o   Alle medlemmer kopieres til Medlemsservice med samme status, som de havde Medlemssystemet. Fremover skelner vi mellem to typer af medlemstilknytning: Primært medlemskab (Medlemskab af korpset) og Medlemstilknytning(Funktion).

o   Primært medlemskab svarer til de aktive medlemmer i Medlemssystemet. Det enkelte medlem kan kun have et Primært medlemskab og det er altid knyttet til en gruppe, region eller korpset.

o   Medlemstilknytning er en funktion i den enhed, hvor det enkelte medlem er aktiv (Spirer, Grønsmutter, Spejder, etc.). Man kan som medlem godt have flere medlemstilknytninger. Et eksempel: Et medlem X er aktiv som augustamedlem i Y gruppe og knyttes derfor til gruppens enhed Augusta via Medlemstilknytning. Samtidig er X aktiv i sin gamle rangerpatrulje hos Z gruppe. Sit primære medlemskab har X beholdt i Z gruppe. Fordi X har 2 medlemstilknytninger tæller hun med som enhedsmedlem hos både Y og Z gruppe, men det er Z gruppe der opkræves korpsafgift for X. Du kan læse mere om Medlemstilknytning under funktioner. 

Personoplysninger

Navn, adresse, telefon, mail, fødselsdato, køn og medlemsnummer kopieres.

Pårørende

Felterne til mor og fars navne i det tidligere system er konverteret ind, men ikke som Pårørende, da data ikke var fyldestgørende nok til at kunne oprette dem. Derfor er de konverteret ind i feltet Andre oplysninger på fanen Profil på medlemmets stamblad.
 

Børneattest

Ledere som har en børneattest registreret i det gamle system får oplysningerne flyttet med til Medlemsservice. Der er dog en ny procedure i, at vi nu registrerer den dato, hvor børneattesten er indhentet. Det har vi ikke tidligere gjort, derfor er alle tidligere børneattester konverteret ind med datoen 01-02-2016

Funktioner

  • Funktioner er de roller og tilknytninger man har i korps, region, gruppe eller enhed. Funktionerne er f.eks. gruppekasserer, enhedsleder, gruppeleder, medlemstilknytning.
  • Medlemstilknytning er en ny funktion, der beskriver i hvilken enhed det enkelte medlem er aktiv.

Grupper

  • Enheder - Alle enheder er kopieret.
  • Funktioner - Alle funktioner i gruppen er kopieret og vil fremgå af gruppens stamkort.

Medlemmer

  • Aktive medlemmer i gruppen oprettes med Primært medlemskab i gruppen og med funktionen medlemstilknytning i den enhed, hvor man aktiv 

Regioner

Underniveauer

  • Underniveauer i regionen er som udgangspunkt grupperne, men regionen får også mulighed for at oprette enheder i form af arbejdsgrupper og udvalg.

Funktioner

  • Alle funktioner i regionen er kopieret og fremgår af regionens stamkort.

Medlemmer i regionen

  • Alle medlemmer, som er registreret som medlem i regionen er kopieret over på samme måde som i grupperne.

Hvad kommer ikke med over i Spejdernes Medlemsservice?

Alle datafelter fra det gamle system er konverteret med over i medlemsservice. Et par datafelter fra det gamle system har ikke fået en plads i Medlemsservice, men er i stedet konverteret ind under Andre oplysninger på fanen Profil på medlemmets stamblad.

Det drejer sig om følgende felter: forældres navne, 2. e-mailadresse og arbejdstelefon.

OBS: Forældres navne er desværre ikke nok data til, at vi kunne oprette pårørende automatisk ved konverteringen. Derfor er der et stykke arbejde for grupperne i, at oprørende på alle medlemmerne.

Hvad kan vi med det nye Medlemsservice?

  • Self service del; Spejdere og forældre har mulighed for selv at vedligeholde deres oplysninger og betale kontingent og tilmelde sig ture og lejre.
  • Mulighed for elektronisk indmeldelsesblanket integreret på gruppens egen hjemmeside
  • Forældre, børn og søskende kan oprettes som pårørende
  • Sende mail og SMS til enhedens medlemmer direkte fra systemet
  • Udtræk af adresselister ud fra egen definition/skabelon
  • Enhedsledere kan rette og redigere enhedens medlemmer
  • Gruppens og enhedens stamdata kan benyttes på hjemmesiden
  • Integreret regnskabssystem. Som en del af Medlemsservice følger der et komplet regnskabsmodul, med mulighed for kontingentopkrævning, håndtering af lederes udlæg og opkrævning af deltagelse i lejre og ture
  • Nem og overskuelig adgang til data og funktioner fra både PC, mobiltelefon eller tablet.

Hvad er organisatorisk niveau?

I det nye system er der dukket en ny term op. Det hedder organisatorisk niveau. Det betyder, at du kan skrive om en person er spirer, smutte, gruppeleder, gruppekasserer, bestyrelse, forældre osv. På den måde kan du fremover hurtigt finde frem til lige præcis de personer, du for eksempel vil sende en mail til eller have kontaktoplysningerne på.

Hvilke værktøjer er der til kasserer?

Regnskabssystem

Som en del af Medlemsservice følger der et færdigt regnskabsprogram med. Det har mange af de samme funktioner som man kender fra tilsvarende systemer (WinKas, Conventus, e-conomic, mfl.) Der er oprettet et “standard” regnskab med tilhørende kontoplan som passer til langt de fleste grupper og regioners behov. Er standard ikke den rigtige løsning, er der masser af muligheder for tilpasninger.

I forbindelse med udvikling af Medlemsservice har der været særligt fokus på følgende funktioner:

  • Kontingentopkrævning
  • Afregning af udlæg
  • Betaling for deltagelse i ture og arrangementer – klar januar 2017

Dertil kommer mulighed for at importere kontoudtog fra bank, så det kan danne grundlag for bogføringen.

Økonomimodulet frigives i oktober måned. Der vil blive udsendt besked direkte til alle kasserere.

Kursus for kasserere

I løbet af efteråret og første kvartal 2017 bliver der i samarbejde med KFUM-Spejderne og Det Danske Spejderkorps udbudt en række kurser, hvor man som kasserer får en grundig introduktion til regnskabsdelen i Medlemsservice.

Alle kasserere får direkte besked herom.

Hvor finder jeg vejledninger?

Find vejledninger på forsiden af Medlemsservice på følgende link: medlem.pigespejder.dk 

Bookmark and Share

Ved at anvende vores hjemmeside accepterer du at vi og vores samarbejdspartnere bruger cookies for at få hjemmesiden til at fungere, for at lette brugen af den, til trafikmåling og optimering af sidens indhold.
Du kan sige 'nej tak til cookies' her, eller du kan læse her, hvis du vil vide mere om vores cookies, og hvordan du sletter dem.

Klik her for at aktivere brugen af cookies og lukke denne meddelelse.

Denne side har brug for at benytte cookies - du bør ikke slå brugen af cookies fra

Denne side har brug for at benytte cookies - du bør slå brugen af cookies til for at benytte den som tiltænkt.

Cookies er i øjeblikket slået fra for dette website. Klik her for at aktivere brugen af cookies og lukke denne meddelelse.
læse her, hvis du vil vide mere om vores cookies, og hvordan du sletter dem.

Klik her for at aktivere brugen af cookies og lukke denne meddelelse.