Alle foreninger skal holde generalforsamling. Generalforsamlingen er foreningens ”øverste myndighed”. Det betyder, at generalforsamlingen er dem, der kan træffe beslutninger om foreningen. Generalforsamlingen vælger en bestyrelse, som varetager den daglige drift, men med ansvar overfor generalforsamlingen. Det betyder, at har generalforsamlingen truffet en beslutning, må bestyrelsen ikke arbejde mod den beslutning.

Typisk vil det være bestyrelsen som træffer de fleste beslutninger omkring foreningen, men hvis bestyrelsen er uenig om en beslutning, kan den løftes til generalforsamlingen og så er det dem, der træffer den endelige beslutning.

Generalforsamlingen er også stedet, hvor bestyrelsen kan få opbakning til en ny retning for foreningen eller til bestyrelsens arbejde generelt.

Inden generalforsamlingen

Før I kan holde generalforsamling, skal mødet indkaldes.
Generalforsamlingen skal indkaldes med mindst 1 måneds varsel. Mødet skal afholdes en gang om året og skal være afholdt inden 1. juli. Det er gruppebestyrelsen, som er ansvarlig for at indkalde.

I skal indkalde alle gruppebestyrelsens medlemmer, medlemmer over 16 år og forældre til medlemmer under 16 år.

Når I indkalder til generalforsamling udsender I samtidig dagsordenen for mødet og gruppens regnskab for det forgangne regnskabsår.

Under generalforsamlingen

For at en generalforsamling kan forløbe, skal der være en dirigent og en referent til stede. Dirigenten vælges af generalforsamlingen og det er dirigenten, som fører deltagerne igennem mødets forløb. Referenten skal ikke vælges.

Dagsorden

Dagsordenen til en generalforsamling er beskrevet i korpsets vedtægter. Det er vigtigt at pointere, at det er en minimumsdagsorden. Det betyder, at I godt kan sætte flere punkter på dagsordenen end dem, der er listet i vedtægterne.

Dagsordenen fra vedtægterne lyder

1. Godkendelse af forretningsorden (se forslag bagerst i vedtægtshæftet)
2. Valg af dirigent
3. Valg af referent
4. Formandens beretning
5. Godkendelse af revideret årsregnskab
6. Valg af repræsentanter for medlemmer jf. §4 og eventuelle andre interesserede til gruppebestyrelsen
7. Indkomne forslag
8. Drøftelse af gruppens arbejde for den kommende periode
9. Valg af revisor
10. Eventuelt

 

Beretning

Formandens beretning er bestyrelsens fortælling om, hvad der er sket i jeres gruppe siden sidste generalforsamling. Her fortælles både om aktiviteter for spejderne, men også, hvis gruppebestyrelsen har truffet nogen ekstraordinære beslutninger om gruppen.

Årsregnskab

Årsregnskabet underskrives af gruppebestyrelsen, men godkendes officielt af generalforsamlingen. Godkendelse noteres i referatet med angivelse af nøgletal dvs. resultat,  egenkapital og aktiver.

Valg af bestyrelse

I gruppebestyrelsen sidder der både personer, som er ”født ind i” gruppebestyrelsen pga. deres funktion for spejderne, men der vælges også medlemmer blandt medlemmer over 16 år eller forældre til medlemmer under 16 år.

Når man er enhedsleder (ikke enhedsassistent), gruppeleder, gruppeassistent eller kontaktperson for ranger eller Augustas har man en fast plads i gruppebestyrelsen. Man skal altså ikke vælges ved den årlige generalforsamling.

Det skal repræsentanter for medlemmer til gengæld. Generalforsamlingen skal vælge et antal personer, der skal repræsentere medlemmerne. De skal vælges blandt forældre til medlemmer under 16 år og medlemmer over 16 år. Valget gælder for en to-årig periode.

Referat

Der skal skrives referat af generalforsamlingen. Referatet skal, når det er færdigudarbejdet efter mødet, underskrives af dirigenten og referenten (jf. §7 stk.5 i vedtægterne).

Når I vælger personer til forskellige hverv, skal I huske at notere hele personens navn og ikke kun et fornavn.

Referatet er jeres dokumentation for, hvem der er valgt til bestyrelsen, når I fx skal underskrive officielle dokumenter.

Referatet skal gøres tilgængeligt for gruppens medlemmer senest 2 uger efter afholdelsen af generalforsamlingen. Referatet skal sammen med gruppens regnskab indsendes til korpskontoret til orientering.

Efter generalforsamlingen

Konstituering

Efter generalforsamlingen mødes hele gruppebestyrelsen til et konstituerende møde.
På det konstituerende møde vælger gruppebestyrelsen, hvem der skal være gruppens formand.
Det skal tilstræbes, at gruppens formand ikke er aktiv leder og at det ikke er den samme person som varetager gruppekasserer-posten, posten som gruppeleder og gruppebestyrelsesformand.

Det vil være en god ide, hvis I allerede på generalforsamlingen har en ide om, hvem der kunne tænke sig at være gruppens bestyrelsesformand. På det konstituerende møde skal gruppebestyrelsen også udpege en gruppekasserer.

Husk at tage referat af det konstituerende møde. Referatet af dette møde, vil sammen med referatet for generalforsamlingen være jeres dokumentation for, hvem der er tegningsberettiget for gruppen.

Udpegning af gruppekasserer

Gruppekassereren bliver ikke valgt ved generalforsamling, men bliver udpeget af gruppens bestyrelse efterfølgende. Det vil være en god ide at finde kandidat(er) til posten allerede ved generalforsamlingen, når I har forældrene samlet.

Hvis ikke gruppekassereren udpeges blandt nogen af de valgte gruppebestyrelsesmedlemmer, anbefaler vi, at gruppens kasserer inviteres med til gruppebestyrelsens møder. Både så gruppebestyrelsen er opdateret på gruppens økonomi og så gruppekassereren er opdateret på de beslutninger, som gruppebestyrelsen træffer.

Udsend referat

Når referatet fra generalforsamlingen er godkendt og underskrevet af dirigenten udsende det til gruppens medlemmer over 16 år og forældrene til gruppens medlemmer under 16 år.

Samtidig fortæller I også, hvem gruppebestyrelsen har konstitueret som formand og hvem gruppebestyrelsen har udpeget som gruppekasserer.

Opdater Medlemsservice

Efter konstitueringen skal I opdatere Medlemsservice med, hvem der har hvilke poster i jeres gruppe.