Dagsordenen til en generalforsamling er beskrevet i korpsets vedtægter. Det er vigtigt at pointere, at det er en minimumsdagsorden. Det betyder, at I godt kan sætte flere punkter på dagsordenen end dem, der er listet i vedtægterne.

Dagsordenen fra vedtægterne lyder

• Godkendelse af forretningsorden (se forslag bagerst i vedtægtshæftet)
• Valg af dirigent
• Valg af referent
• Formandens beretning
• Godkendelse af revideret årsregnskab
• Valg af repræsentanter for medlemmer jf. §4 og eventuelle andre interesserede til gruppebestyrelsen
• Indkomne forslag
• Drøftelse af gruppens arbejde for den kommende periode
• Valg af revisor
• Eventuelt

Formandens beretning er bestyrelsens fortælling om, hvad der er sket i jeres gruppe siden sidste generalforsamling. Her fortælles både om aktiviteter for spejderne, men også, hvis gruppebestyrelsen har truffet nogen ekstraordinære beslutninger om gruppen.

I gruppebestyrelsen sidder der både personer, som er ”født ind i” gruppebestyrelsen pga. deres funktion i gruppen (se herunder), men der vælges også medlemmer blandt medlemmer over 16 år eller forældre til medlemmer under 16 år.
Når man er enhedsleder (ikke enhedsassistent), gruppeleder, gruppeassistent eller kontaktperson for ranger eller Augustas har man en fast plads i gruppebestyrelsen. Man skal altså ikke vælges ved den årlige generalforsamling.

Det skal repræsentanter for medlemmer til gengæld. Generalforsamlingen skal vælge et antal personer, der skal repræsentere medlemmerne. De skal vælges blandt forældre til medlemmer under 16 år og medlemmer over 16 år. Valget gælder for en toårig periode.

Der skal skrives referat af generalforsamlingen. Referatet skal, når det er færdigudarbejdet efter mødet, underskrives af dirigenten og referenten (jf. §7 stk.5 i vedtægterne).

Når I vælger personer til forskellige hverv, skal I huske at notere hele personens navn og ikke kun et fornavn.

Referatet er jeres dokumentation for, hvem der er valgt til bestyrelsen, når I fx skal underskrive officielle dokumenter.

Referatet skal gøres tilgængeligt for gruppens medlemmer senest 2 uger efter afholdelsen af generalforsamlingen. Referatet skal sammen med gruppens regnskab indsendes til korpskontoret til orientering.

Efter generalforsamlingen mødes hele gruppebestyrelsen til et konstituerende møde.

På det konstituerende møde vælger gruppebestyrelsen, hvem der skal være gruppens formand.

Det skal tilstræbes, at gruppens formand ikke er aktiv leder og at det ikke er den samme person som varetager gruppekasserer-posten, posten som gruppeleder og gruppebestyrelsesformand.
Det vil være en god ide, hvis I allerede på generalforsamlingen har en ide om, hvem der kunne tænke sig at være gruppens bestyrelsesformand. På det konstituerende møde skal gruppebestyrelsen også udpege en gruppekasserer.

Husk at tage referat af det konstituerende møde. Referatet af dette møde, vil sammen med referatet for generalforsamlingen være jeres dokumentation for, hvem der er tegningsberettiget for gruppen.

Gruppekassereren bliver ikke valgt ved generalforsamling, men bliver udpeget af gruppens bestyrelse efterfølgende. Det vil være en god ide at finde kandidat(er) til posten allerede ved generalforsamlingen, når I har forældrene samlet.

Hvis ikke gruppekassereren udpeges blandt nogen af de valgte gruppebestyrelsesmedlemmer, anbefaler vi, at gruppens kasserer inviteres med til gruppebestyrelsens møder.

Både så gruppebestyrelsen er opdateret på gruppens økonomi og så gruppekassereren er opdateret på de beslutninger, som gruppebestyrelsen træffer.

Når referatet fra generalforsamlingen er godkendt og underskrevet af dirigenten, udsendes det til gruppens medlemmer over 16 år og forældrene til gruppens medlemmer under 16 år.

Samtidig fortæller I også, hvem gruppebestyrelsen har konstitueret som formand og hvem gruppebestyrelsen har udpeget som gruppekasserer.

Efter konstitueringen skal I opdatere Medlemsservice med, hvem der har hvilke poster i gruppens bestyrelse.