Udgifter

Regninger og fakturaer
Kursuslederen kan sende større regninger/fakturaer fx lejekontrakt direkte til korpskontoret på bogholderi@pigespejder.dk . Husk at fakturaer skal udstedes til De grønne pigespejdere. Sæt evt. dit navn på under att.
Aftaler på mere end 5.000 kr. skal underskrives af generalsekretæren.

Udlæg og indkøb
Udlæg som fx forplejning, materialer eller transport* herunder kørsel* i egen bil skal behandles via zExpense.  Du skal oprettes i zExpense. Det bliver du ved at sende en mail til bogholderi@pigespejder.dk, hvori du anmoder om at blive oprettet i systemet.  Når du er oprettet modtager du en mail med link til zExpense vejledningen.  Du kan også finde vejledningen til zExpense i Dokumentbanken (søg på Korpsadministration).

Udlægsbilag/kitteringer indsendes løbende til udbetaling og senest 14 dage efter kurset er afholdt.

*Vi dækker almindelige togbilletter eller godtgør kørsel i egen bil efter en i korpset fastsat takst.

Honorar til oplægsholdere
På nogle kurser har vi eksterne oplægsholdere, som har bedt om honorar. I disse tilfælde skal der laves en skriftlig aftale. Er honoraret mere end 5.000 kr. skal aftalen underskrives af generalsekretæren.

Oplægsholderen kan sende sin faktura/regning til faktura@pigespejder.dk. OBS: på faktura/regning skal den kursus-ansvarliges navn samt kursus navn og/eller nummer stå. Der kan IKKE skrives kommentarer i mailen til faktura@pigespejder.dk.  Den uddannelsesansvarlige i korpset får efter indsendelse fakturaen til godkendelse.

Kursusregnskab

Når kurset er gennemført udarbejder bogholderiet på korpskontoret et regnskab. Det samlede kursusregnskab vil være klar tidligst 4 uger efter kursusafholdelse. Regnskabet holdes op i mod budgettet. Er der større afvigelser, så skal de forklares. Hent hjælp hertil hos jeres kontaktperson på korpskontoret.