Få styr på dokumentationen

De grønne pigespejdere modtager tilskud fra tipsmidlerne, som er bestyret af Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF). Korpset modtager i omegnen af 3,3 millioner kroner til vores aktiviteter og drift, og pengene er derfor vitale for korpsets økonomi.

DUF er underlagt en tipsbekendtgørelse, som beskriver, hvilke krav vi som korps og grupper skal leve op til, for at vi kan få tilskud hvert år. Størrelsen af vores tilskud afhænger af, hvor mange af grupperne, der lever op til kravene i bekendtgørelsen. Der er fire ting gruppen skal have styr på.

1. Demokrati i gruppen

Gruppen skal være demokratisk opbygget og afholde lokale valg. Det vil sige, at gruppen skal afholde generalforsamling mindst én gang om året, som beskrevet i vores vedtægter (se §7, stk. 5 – Fra 2019 skal generalforsamlingen afholdes inden 1. juli). Husk at generalforsamlingen skal indkaldes med en måneds varsel.

Generalforsamlingen skal kunne dokumenteres ved et referat, der er underskrevet af dirigenten.

2. Styr på regnskabet

Gruppen skal aflægge regnskab, som godkendes af generalforsamlingen. Ifølge vores vedtægter, skal regnskabet indsendes til Korpskontoret senest den 1. juli.

3. Lokale aktiviteter

Gruppen skal have lokale aktiviteter spredt over året. Kravet dokumenteres ved gruppens årsplaner eller lignende aktivitetsoversigter. Det kan også være løbende opslag på en jeres Facebookside eller Instagram. Husk derfor at gemme sidste års aktivitetsoversigter og opslag, så de kan findes frem, hvis revisionen spørger.

4. Kontingentindbetaling

Alle medlemmer skal indbetale mindst 75 kr. i kontingent, som indbetales pr. år. Dvs. at man ikke kan betale sit kontingent for indeværende år efter den 31. december det pågældende år og samtidig tælle med som medlem i tipsansøgningen.

Krav til kontingentindbetaling

Det er vigtigt at kontingentindbetaling for hvert enkelt medlem bliver dokumenteret. Her hjælper det, hvis gruppen opkræver kontingent via Medlemsservice, bankoverførsel, PBS eller andet systematisk. Det, som er sværest at dokumentere, er kontante betalinger, men det kan naturligvis sagtens lade sig gøre.

Hvis I ønsker at beholde den kontante betaling af kontingent, skal I sørge for, at I tydeligt kan dokumentere indbetalingen. Vi anbefaler, at I bruger en dags-datoblok, hvor gruppen beholder en kopi af kvitteringen, som medlemmet får for sin betaling. Husk tydeligt at notere, at indbetalingen omhandler kontingent. Dagsdato-kvitteringen skal underskrives af både indbetaler og repræsentant for gruppen.

Hvis I bruger bankoverførsel, er det vigtigt, at der i overførselsteksten står, at indbetalingen dækker kontingent og hvilket medlem betalingen er for. Er der udstedt en faktura i forbindelse med indbetalingen af kontingentet, skal indbetalingen og fakturaen kunne matches. Både kopi af faktura og bankoverførslen vil være dokumentationen for kontingentindbetalingen ved en stikprøvekontrol.

Kontingent er kontingent

For at tælle med som kontingentindbetaling, må betalingen ikke indgå i en anden form for betaling. Det vil sige, at betaling for fx en weekendtur ikke også er inkl. kontingentbetaling. Det samme gælder ledernes kontingent, der ikke må opkræves som en del af en opgørelse af udlæg. Altså må man ikke trække 75 kr. fra det beløb, som lederen har lagt ud. Lederen skal aktivt betale et kontingent.

OBS: Kontingent må betales af medlemmet selv, forældre, stedforældre og værger. Dvs. at kontingent betalt fx af kommunen på fripasordning eller af Lions Club ikke tæller med, når vi taler tipsmidler. Det er naturligvis helt i orden, at kontingent bliver betalt denne vej.