Alle foreninger skal holde generalforsamling. Generalforsamlingen er foreningens ”øverste myndighed”. Det betyder, at generalforsamlingen er dem, der kan træffe beslutninger om foreningen. Generalforsamlingen vælger en bestyrelse, som varetager den daglige drift, men med ansvar overfor generalforsamlingen. Det betyder, at har generalforsamlingen truffet en beslutning, må bestyrelsen ikke arbejde mod den beslutning.
Typisk vil det være bestyrelsen som træffer de fleste beslutninger omkring foreningen, men hvis bestyrelsen er uenig om en beslutning, kan den løftes til generalforsamlingen og så er det dem, der træffer den endelige beslutning.
Generalforsamlingen er også stedet, hvor bestyrelsen kan få opbakning til en ny retning for foreningen eller til bestyrelsens arbejde generelt.
Inden generalforsamlingen
Før I kan holde generalforsamling, skal mødet indkaldes.
Generalforsamlingen skal indkaldes med mindst 1 måneds varsel. Mødet skal afholdes en gang om året og skal være afholdt inden 1. juli. Det er gruppebestyrelsen, som er ansvarlig for at indkalde.
I skal indkalde alle gruppebestyrelsens medlemmer, medlemmer over 16 år og forældre til medlemmer under 16 år.
Når I indkalder til generalforsamling udsender I samtidig dagsordenen for mødet og gruppens regnskab for det forgangne regnskabsår.
Under generalforsamlingen
For at en generalforsamling kan forløbe, skal der være en dirigent og en referent til stede. Dirigenten vælges af generalforsamlingen og det er dirigenten, som fører deltagerne igennem mødets forløb. Referenten skal ikke vælges.
Dagsorden
Dagsordenen til en generalforsamling er beskrevet i korpsets vedtægter. Det er vigtigt at pointere, at det er en minimumsdagsorden. Det betyder, at I godt kan sætte flere punkter på dagsordenen end dem, der er listet i vedtægterne.
Dagsordenen fra vedtægterne lyder
- Godkendelse af forretningsorden (se forslag bagerst i vedtægtshæftet)
- Valg af dirigent
- Valg af referent
- Formandens beretning
- Godkendelse af revideret årsregnskab
- Valg af repræsentanter for medlemmer jf. §4 og eventuelle andre interesserede til gruppebestyrelsen
- Indkomne forslag
- Drøftelse af gruppens arbejde for den kommende periode
- Valg af revisor
- Eventuelt
Beretning
Formandens beretning er bestyrelsens fortælling om, hvad der er sket i jeres gruppe siden sidste generalforsamling. Her fortælles både om aktiviteter for spejderne, men også, hvis gruppebestyrelsen har truffet nogen ekstraordinære beslutninger om gruppen.
Årsregnskab
Årsregnskabet underskrives af gruppebestyrelsen, men godkendes officielt af generalforsamlingen. Godkendelse noteres i referatet med angivelse af nøgletal dvs. resultat, egenkapital og aktiver.
Valg af bestyrelse
I gruppebestyrelsen sidder der både personer, som er ”født ind i” gruppebestyrelsen pga. deres funktion for spejderne, men der vælges også medlemmer blandt medlemmer over 16 år eller forældre til medlemmer under 16 år.
Når man er enhedsleder (ikke enhedsassistent), gruppeleder, gruppeassistent eller kontaktperson for ranger eller Augustas har man en fast plads i gruppebestyrelsen. Man skal altså ikke vælges ved den årlige generalforsamling.
Det skal repræsentanter for medlemmer til gengæld. Generalforsamlingen skal vælge et antal personer, der skal repræsentere medlemmerne. De skal vælges blandt forældre til medlemmer under 16 år og medlemmer over 16 år. Valget gælder for en to-årig periode.
Referat
Der skal skrives referat af generalforsamlingen. Referatet skal, når det er færdigudarbejdet efter mødet, underskrives af dirigenten og referenten (jf. §7 stk.5 i vedtægterne).
Når I vælger personer til forskellige hverv, skal I huske at notere hele personens navn og ikke kun et fornavn.
Referatet er jeres dokumentation for, hvem der er valgt til bestyrelsen, når I fx skal underskrive officielle dokumenter.
Referatet skal gøres tilgængeligt for gruppens medlemmer senest 2 uger efter afholdelsen af generalforsamlingen. Referatet skal sammen med gruppens regnskab indsendes til korpskontoret til orientering.