De grønne pigespejdere er en frivillig baseret organisation. Mange frivillige arbejdsgrupper er engageret til forskellige projekter inden for udgivelser, events og kurser på samme tid. Alle projekter hos De grønne pigespejdere er bygget op ud fra en projektplan. Projektplanen sørger for, at arbejdsgruppen kommer omkring alle faser og får involveret de rigtige mennesker, på rette tidspunkt.

I Projektguiden bliver du ledt igennem alle dele af projektplanlægningen.

Arbejdet med et projekt er først og fremmest et samarbejde mellem jer i projektgruppen, men det er også et samarbejde mellem projektgruppen og resten af korpset. For at sikre, at de forskellige samarbejder fungerer bedst muligt, er der en række værktøjer og retningslinjer, som I skal kende.

Møder i projektgruppen

• Hold løbende møder i projektgruppen. Hvis der går for lang tid mellem jeres møder, kan I hurtigt miste gejsten.
• Lav gerne en dagsorden inden hvert møde, så I husker, alt det I skal omkring, samt at I når det hele inden for tidsrammen.
• Efter hvert møde er det vigtigt, at I laver et referat. Når referatet er færdigt skal det sendes til projektgruppen og jeres kontaktperson, samt til Korpskontoret, så det kan blive arkiveret. Send referatet til info@pigespejder.dk – husk at skrive i emnefeltet, hvilken projektgruppe det kommer fra.

Økonomi

Uanset om I arbejder med et stort eller et mindre projekt, har I en økonomi, som I skal holde styr på. Her kan I få vejledning til de vigtigste elementer. Hvis I er i tvivl om noget, er I altid velkomne til at kontakte Korpskontoret.

Budget og regnsskab

Til alle former for projekter, skal der laves et budget. I finder de økonomiske rammer for jeres projekt i projektbeskrivelsen. Brug budget- og regnskabsskabelonen til at lave jeres budget. Her er der plads til alle udgifter i forbindelse med jeres projekt, samt eventuelle indtægter i form af f.eks. deltagerbetaling eller fundraising. Budgettet skal godkendes af jeres kontaktperson.

Det er vigtigt, at I husker at have alle udgifter i forbindelse med jeres projekt med i budgettet. Det er kun jer, der ved, hvad I kommer til at bruge penge på, så der findes ikke en facitliste over, hvad I skal huske at have med i budgettet.

I kan også altid få hjælp til budgetlægningen af jeres kontaktperson eller Korpskontoret. Så spørg endelig, hvis I er i tvivl om noget.

Senest 4 uger efter jeres projekts afslutning skal I aflevere regnskab for projektet til Korpskontoret. Hertil bruges samme skabelon som til budgettet. Alle bilag på udgifter skal være vedlagt regnskabet, som I skal sende til bogholderi@korpskontoret.dk eller De grønne pigespejdere, Arsenalvej 10, 1436 København K. Husk at angive hvilket projekt det drejer sig om.
Hvis nogle af bilagene på jeres udgifter er sendt direkte til korpskontoret, kan I ligeledes henvende jer til bogholderi@korpskontoret.dk for at få fat på dem.

Aftaler og indhentning af tilbud

Det er jeres ansvar, at indhente tilbud på diverse ting i forbindelse med jeres projekt. Dog er det kun korpskontoret, der kan indgå aftaler. Derfor skal I altid sørge for at sende kontrakter og tilbud til korpskontoret på info@pigespejder.dk og angive De grønne pigespejdere, Arsenalvej 10, 1436 København K som fakturaadresse.

Hvis tilbuddet er i orden, godkendes det og sendes tilbage til jer, så hurtigt som muligt.

Afregning/à conto

Hvis I har brug for at betale regninger, der ikke kan sendes direkte til Korpskontoret til betaling, skal I selv sørge for det. Hvis I selv lægger ud, får I refunderet pengene ved at udfylde et afregningsbilag og vedlægge bilagene på udgifterne.

Hvis det drejer sig om store beløb, eller hvis I har mange udlæg, har I mulighed for at få udbetalt et à conto beløb fra Korpskontoret. Beløbet udbetales på baggrund af jeres budget, og skal afregnes sammen med regnskabet senest 4 uger efter projektets afslutning.

Dokumentation

Det er vigtigt, at alle forhold vedrørende økonomien i jeres projekt bliver dokumenteret. Det betyder, at alle beslutninger, I tager, der har økonomiske konsekvenser, skal føres til referat, samt at alle fakturaer og andre bilag skal gemmes.

Kommunikation

Det er vigtigt, hvordan I fortæller andre om jeres projekt. Tænk derfor helt fra starten, hvordan, til hvem og hvornår I vil kommunikere ud om projektet.

Kig i PR og kommunikationsværktøjskassen og find illustrationer, logo, tips til pressearbejde og sociale medier.

Vigtigt at huske om kommunikation

• Det er en god idé, at læse afsnittet Kommunikation i Projektguiden grundigt, inden I går i gang med at planlægge, hvordan I vil kommunikere om jeres projekt.
• Kig i PR og kommunikationsværktøjskassen for råd og tips til effektiv formidling
• Tænk på copyright-reglerne, inden I tager for eksempel billeder fra nettet.
• Aftal udsendelse af mail, nyhedsbrev, nyheder, Facebookopslag mm. med kommunikationskonsulenten på Korpskontoret.